Câu chuyện ERP từ lâu đã không chỉ dành cho những doanh nghiệp quy mô vài nghìn tỷ hay ERP chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp đa quốc gia, với hàng ngàn nhân sự, doanh thu trăm tỷ đến chục nghìn tỷ, điều này thuộc vào dĩ vãng ở những năm 1990.
Trong một môi trường đầy biến động như hiện nay, các công ty phải tạo được lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe hơn từ khách hàng và thị trường. Với những khó khăn trong kinh doanh, câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là: ”Liệu công ty có đủ khả năng hoạt động & triển khai mà không có ERP?
Vào năm 2013, Mint Jutras, một công ty cố vấn chuyên phân tích tác động kinh doanh của các ứng dụng công nghệ đã tiến hành khảo sát 475 công ty có 100 nhân viên trở xuống. Nghiên cứu iải pháp ERP của ông có tên ERP đẳng cấp thế giới cho doanh nghiệp nhỏ? Bạn không thể không có!”
Cuộc khảo sát này chỉ rằng, ngoài khả năng tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp vừa và nhỏ cho biết mức tăng lợi nhuận trung bình (YOY) là 12,8% và mức tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng là 15,6% kể từ khi triển khai ERP. Thế nhưng, vẫn còn nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng ERP chỉ dành cho những ông lớn và tiếp tục sử dụng kết hợp các bảng tính truyền thống hoặc các hệ thống lỗi thời.
Với lợi ích và mức ảnh hưởng mạnh mẽ của nó đến doanh nghiệp, nhà quản lý nên suy nghĩ kỹ về việc triển khai hệ thống này. Nhà quản trị nên tập trung vào những câu hỏi trước sau khi triển khai hệ thống ERP như: Doanh nghiệp có thể đạt được những cải tiến mới nào với ERP?
Điều gì xảy ra nếu không có giải pháp ERP? Nếu không có ERP công ty có thể cạnh tranh với các đối thủ đã sử dụng ERP không? Nếu phần mềm hiện tại không cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh hoặc cải thiện thời gian của người vận hành ở mức tối thiểu thì đã đến lúc nên chuyển sang hệ thống ERP mới.
Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
Những danh mục hàng hóa kéo dài cùng các con số dài bất tận sẽ khiến bộ phận phụ trách vô cùng mệt mỏi nếu chỉ sử dụng Excel. Bằng việc ứng dụng một phần mềm quản lý hàng hóa, bạn sẽ thấy công cuộc quản lý kho hàng không khó khăn đến vậy. Bởi hơn cả một cái tên, phần mềm này còn là nền tảng công nghệ 4.0 giúp bạn tối ưu được nhiều quy trình vận hành liên quan khác.
Tại sao nói quản lý hàng hóa bằng phần mềm là xu hướng?
Trong nhiều năm làm việc với hàng nghìn khách hàng, Cloudify nhận thấy công việc quản lý kho truyền thống ngày càng có nhiều bất cập. Thậm chí, ngay cả những mặt hàng quen thuộc cũng gây khó khăn cho người quản lý. Thế nhưng, điều này hoàn toàn đúng với tự nhiên, bởi sự phát triển của công nghệ đã tác động lớn đến thị trường, khiến số lượng hàng hóa, mẫu mã gia tăng không ngừng nghỉ. Do đó, việc ứng dụng thiết bị công nghệ để theo dõi thị trường là hướng đi đúng đắn.
Bên cạnh đó, những thao tác thừa thãi của phương pháp truyền thống như ghi chép bằng tay, lọc và tìm dữ liệu qua Excel… không những không mang lại những hiệu quả như mong muốn mà còn tạo ra nhiều lỗi không đáng có. Như vậy, việc thất thoát hàng hóa và không kiểm soát được tình trạng biến động kho rất dễ xảy ra. Theo đó, một phần mềm quản lý hàng hóa có đủ những yếu tố công nghệ sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Mặt khác, sự cạnh tranh gay gắt từng phần trăm thị phần của các doanh nghiệp khiến bạn không thể cứ mãi dậm chân tại chỗ. Vì thị trường biến đổi từng ngày, thậm chí là từng phút từng giờ nên đòi hỏi người kinh doanh phải biết đi trước thị trường, thay vì ngồi chờ thị trường xoay chuyển như ngày xưa. Do vậy, nếu không có công nghệ và phần mềm quản lý giúp sức, doanh nghiệp sẽ khó đi xa. Ít nhất là bạn không thể biết sản phẩm nào đang “hot”, trong kho công ty có đủ mặt hàng cung cấp cho thị trường hay không…
Xu thế ứng dụng công nghệ vào quản lý kho tại thị trường Việt Nam
Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã khiến nhiều giải pháp mới được hình thành, bao gồm cả phần mềm quản lý. Ứng dụng này vừa giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn trong chu trình quản lý, vừa giúp người lao động tự giải đáp được những băn khoăn trong quá trình làm việc. Thế nên, trong tâm thế là một nước đang phát triển, Việt Nam đã nhanh chóng đón đầu xu hướng và phổ cập phần mềm vào thị trường.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên, không phải một hệ thống nào cũng đáp ứng tốt và thỏa mãn những kỳ vọng đặt ra từ ban đầu. Phần mềm quản lý hàng hóa bằng mã vạch là một trong những công cụ tối ưu mà Cloudify khuyên dùng cho bất kỳ một doanh nghiệp nào. Dù là doanh nghiệp lớn, trung bình hay SMEs cũng nên sử dụng để nhanh chóng giải quyết được những khó khăn xảy ra trong quá trình làm việc.
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý hàng hóa
Qua hai phần trình bày ở phía trên, có thể thấy rằng, việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng hóa là điều tất yếu trong thời đại công nghệ số. Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể những lợi thế cơ bản mà doanh nghiệp có thể hưởng khi cài đặt phần mềm này:
Linh động trong việc cập nhật thông tin theo tình trạng của từng sản phẩm trong thời gian ngắn.
Quá trình xuất nhập hàng được tự động cập nhật mà không cần người dùng “làm toán”.
Quản lý và tự động phân loại mặt hàng bằng ký tự và con số, khi tìm bạn chỉ cần sử dụng máy quét hoặc nhập mã tương ứng.
Dễ dàng tìm kiếm và theo dõi hàng hóa theo phân khu, quầy kệ. Từ đó, thuận tiện hơn trong việc xây dựng kế hoạch mua/sản xuất thêm hàng hàng mới hoặc nhanh chóng thực hiện những chương trình khuyến mãi cho các sản phẩm gần hết hạn…
Tính năng phân quyền người sử dụng giúp thông tin được bảo mật. Đồng thời, hỗ trợ nhân viên nắm bắt được công việc mà mình phải hoàn thành.
Phần mềm quản lý hàng hóa có thể chạy trên nhiều phương tiện, giúp bạn quản lý mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị có kết nối internet.
Loại bỏ những thao tác thừa thãi ra khỏi quá trình quản lý kho. Nhờ đó, các chi phí về nhân sự, thời gian trao đổi thông tin, xử lý dữ liệu… được rút gọn đáng kể.
Lời kết
Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa vào công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp. Để doanh nghiệp của bạn không tụt lùi phía sau, hãy nhanh chóng ứng dụng ngay giải pháp thông minh này vào công ty mình. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, bạn có thể liên hệ với Cloudify để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
Hàng tồn kho là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho với loạt hướng dẫn toàn diện tại đây. Hãy bắt đầu ngay nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là hàng hóa mà công ty lưu trữ trong kho. Đó có thể là nguyên liệu thô được mua để sản xuất. Hoặc là các sản phẩm được lưu trữ phục vụ cho việc bán hàng. Thậm chí có thể là một thứ hoàn toàn vô hình, chẳng hạn như phần mềm.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là cách bạn theo dõi và kiểm soát hàng hoá của trong các khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Quá trình này điều chỉnh toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khi mua đến khi bán. Nhằm đảm bảo rằng bạn luôn có đúng số lượng của mặt hàng phù hợp ở đúng vị trí và vào đúng thời điểm nào đó.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Có rất nhiều loại hàng tồn kho khác nhau. Bạn sẽ giải quyết từng loại tùy thuộc vào hàng hóa bạn bán. Dưới đây là tổng hợp một số loại:
Hàng thành phẩm/hàng để bán: Các sản phẩm bạn bán cho khách hàng của mình;
Nguyên liệu: Hàng tồn kho bạn sử dụng để tạo ra thành phẩm của mình;
Sản phẩm dở dang: Về cơ bản, hàng hóa dở dang – hàng tồn kho là một phần của quá trình sản xuất;
Hàng hóa MRO: MRO là viết tắt của bảo trì, sửa chữa và vận hành. Đây là hàng tồn kho bạn sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất;
Hàng dự trữ an toàn: Lượng hàng tồn kho bổ sung mà bạn giữ trong cửa hàng. Nhằm đối phó với tình trạng thiếu hụt nhà cung cấp hoặc nhu cầu tăng đột biến.
Về cơ bản, quản lý hàng tồn bằng cách theo dõi các sản phẩm và thành phần giữa các nhà cung cấp, tồn kho, sản xuất và bán hàng. Điều này nhằm đảm bảo rằng kho hàng được sử dụng hiệu quả nhất có thể. Đây là hoạt động quan trọng vì là yếu tố khiến lợi nhuận tăng trưởng. Việc quản lý số lượng hàng trong kho cung cấp cho nhà quản trị khả năng ước tính lượng hàng hóa. Mục đích là để dự trù trước mọi đợt bán hàng có thể xảy ra. Đồng thời tránh tình trạng dư thừa và giảm thiểu chi phí cho hàng tồn.
Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số quan trọng dùng để đo lường khả năng quản trị hàng tồn kho. Đây được xem là chỉ số hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh. Nó giúp so sánh tỷ lệ giữa hàng hóa đã bán và hàng hóa đã nhập trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó có thể biết được những mặt hàng nào đang nhập, xuất không hiệu quả và đưa ra phương hướng điều chỉnh.
Tỷ số vòng quay tồn kho được tính đơn giản bằng công thức sau:
Vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu/Hàng tồn kho trung bình
Trong đó:
Doanh thu là tổng thu trong 1 chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp, thường là 1 năm.
Hàng tồn kho trung bình là trung bình cộng của giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
5 giai đoạn quan trọng trong quy trình quản trị hàng tồn kho
Quá trình quản lý hàng tồn kho bao gồm việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho từ nhà cung cấp đến kho hàng của bạn và tới khách hàng. Có 5 giai đoạn chính cần tuân theo:
Mua: Mua nguyên liệu thô để biến thành sản phẩm hoặc mua sản phẩm để bán mà không cần lắp ráp;
Sản xuất: Tạo ra thành phẩm của bạn từ các bộ phận cấu thành của nó. Không phải công ty nào cũng tham gia vào sản xuất. Chẳng hạn, các nhà bán buôn có thể bỏ qua hoàn toàn bước này;
Giữ kho: Lưu trữ nguyên liệu thô của bạn trước khi chúng được sản xuất (nếu cần) và hàng hóa thành phẩm của bạn trước khi chúng được bán;
Bán hàng: Đưa hàng trong kho của bạn đến tay khách hàng và nhận tiền;
Báo cáo: Các doanh nghiệp cần biết họ bán được bao nhiêu và thu được bao nhiêu tiền trên mỗi lần bán hàng.
Khủng hoảng từ đại dịch COVID-19 đã buộc các doanh nghiệp phải có những quyết định chuyển mình nhanh chóng trong cách thức quản lý doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, có một xu hướng đang nổi bật lên là “điện toán đám mây”. Xu thế này mang lại những hiệu quả đáng kể trong công cuộc chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Với những ưu điểm vượt trội về sự linh hoạt trong việc quản lý từ xa và bảo mật dữ liệu, giải pháp “điện toán đám mây” Cloud ERP hứa hẹn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Cùng tìm hiểu tất tần tật về giải pháp Cloud ERP nhé.
Tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm Cloud ERP
Phần mềm Quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) được biết đến là một giải pháp phần mềm dành cho các doanh nghiệp lớn với chi phí từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng. ERP được cài đặt và hoạt động từ chính máy chủ và hệ thống máy tính của doanh nghiệp (On-Premises). Giải pháp này đã mang đến nhiều số liệu tốt, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình triển khai có nhiều trở ngại, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, như tính cá nhân hóa cao, tốn nhiều chi phí vận hành, cập nhật và thay thế.
Chính vì những trở ngại trên, doanh nghiệp vừa và nhỏ đều mong muốn có một giải pháp quản lý vừa tiết kiệm chi phí, vừa rút ngắn thời gian triển khai. Từ những nhu cầu này, giải pháp Cloud ERP đã được ra đời và phát triển mạnh mẽ trong nhiều năm vừa qua.
Vậy cụ thể Cloud ERP là gì? Những ưu điểm của giải pháp này đối với doanh nghiệp là gì?
Cloud ERP là gì? Điểm khác biệt giữa Cloud ERP và On-Premises ERP?
Cloud ERP là gì?
Cloud ERP là giải pháp phần mềm Quản lý tổng thể doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm Cloud ERP tích hợp các chức năng hỗ trợ doanh nghiệp: Từ việc quản trị chuỗi cung ứng, quản trị nguồn nhân lực cho đến quản lý tài chính… Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây an toàn, bảo mật.
Điểm khác biệt giữa Cloud ERP và On-Premises ERP?
On-Premises ERP là phần mềm được cài đặt và quản lý bởi nhân viên IT của doanh nghiệp hoặc bởi nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ phải trả trước để sở hữu giấy phép cho nền tảng phần mềm cốt lõi. Sau đó mua hoặc thuê các máy chủ, hệ thống mạng và hệ thống lưu trữ để vận hành và lưu trữ phần mềm, dữ liệu. Các doanh nghiệp áp dụng mô hình này phải chịu nhiều loại chi phí để bảo trì, khắc phục sự cố, phần mềm bổ sung, cập nhật và tùy chỉnh. Một số chi phí bổ sung cần thiết khác là phần mềm chống virus và bảo mật, hệ thống lưu trữ và sao lưu máy chủ.
Ngược lại, Cloud ERP được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp phần mềm trên nền tảng điện toán đám mây. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng phần mềm như: cơ sở dữ liệu, máy chủ, trung tâm sao lưu dữ liệu, bảo mật dữ liệu, bảo trì và nâng cấp hệ thống… Vì vậy bạn không cần đầu tư chi phí vào IT cũng như máy chủ riêng.
Bạn có thể thấy, điểm khác biệt rõ nhất là ở người quản lý phần mềm và nơi mà phần mềm hoạt động. Điều này tạo ra những ưu thế nổi trội của Cloud ERP so với On-Premises ERP.
Giải pháp “Chuyển đổi số” Cloud ERP chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được hiệu quả mong muốn. Ưu điểm của phần mềm này là:
Giảm thiểu chi phí vận hành và chi phí cơ sở hạ tầng
Đây là một trong những ưu điểm đặc biệt nhất của Cloud ERP. Chi phí đầu tư vào Cloud ERP tiết kiệm hơn 30% so với đầu tư vào On-Premises ERP. Việc đưa ERP lên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến nhất giúp giảm giá thành sản phẩm (chỉ còn vài trăm đến vài triệu đồng mỗi tháng). Bên cạnh đó, việc dữ liệu được lưu trữ và quản lý hoàn toàn bởi tài nguyên của nhà cung cấp, doanh nghiệp sử dụng sẽ không phải tốn kém các khoản chi phí vận hành và cơ sở hạ tầng.
Thời gian triển khai nhanh chóng
Một khó khăn khác khi ứng dụng giải pháp ERP là thời gian triển khai dự án. Điều này tạo ra những khoảng thời gian “chết” trong hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời ảnh hưởng đến thời gian đánh giá hiệu quả của giải pháp. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian vận hành xuống còn 1 tuần với nền tảng Cloud ERP. Bởi trên thực tế, bạn không cần phải thiết lập phần cứng cũng như đào tạo hay thuê nhân viên IT.
Khả năng truy cập dễ dàng
Doanh nghiệp áp dụng Cloud ERP có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên cả hai thiết bị điện thoại và máy tính. Lãnh đạo và nhân viên có thể làm việc và trao đổi trên một nền tảng dữ liệu duy nhất, tránh những tác vụ không cần thiết mất thời gian.
Dễ dàng tùy chỉnh và thay đổi nhanh chóng
Khi doanh nghiệp có những thay đổi mới trong việc phát triển hoạt động kinh doanh, nhà cung cấp Cloud ERP sẽ tùy chỉnh phù hợp với những nhu cầu mới. Quá trình tùy chỉnh được thực hiện dễ dàng, không ảnh hưởng đến phần mềm ban đầu. Điều này giúp doanh nghiệp an tâm bởi Cloud ERP sẽ không bị lỗi thời trước những xu hướng công nghệ hiện tại.
Bảo mật cao và có thể khôi phục dữ liệu đã mất
Mặc dù việc quản lý dữ liệu là do nhà cung cấp thực hiện, nhưng họ có thể đảm bảo khả năng bảo mật dữ liệu tốt. Bên cạnh đó, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ luôn được sao lưu. Quy trình khôi phục dữ liệu đã mất được nhà cung cấp lên kế hoạch và triển khai khi cần. Ngoài ra, nhà cung cấp còn chịu trách nhiệm bảo mật thông tin người dùng Cloud ERP và thông tin về thiết bị truy cập.
Liên hệ đơn vị triển khai phần mềm Cloud ERP – Cloudify
Nền tảng Cloud ERP tại Cloudify giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban: bán hàng, kế toán, kho, nhân sự, dịch vụ khách hàng… để họ cộng tác với nhau nhanh, hiệu quả hơn. Sản phẩm này tiết kiệm chi phí quản lý nhờ tự động hóa. Cho phép doanh nghiệp tập trung vào những vấn đề cốt lõi để tăng doanh thu và lợi nhuận. Đặc biệt, hệ thống chạy trên cả hai nền tảng web app, mobile app, toàn bộ các phòng ban có thể dùng mobile để nhập liệu, vì vậy hoàn toàn có thể quản lý từ xa dễ dàng.
Với đội ngũ nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, Cloudify hứa hẹn sẽ là người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận và làm chủ công nghệ này. Để được tư vấn cụ thể hơn cũng như trải nghiệm demo sản phẩm, hãy liên hệ ngay với Cloudify qua website https://cloudify.vn/ hoặc Hotline 1900 866 695.
SAP ERP là phần mềm ERP được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, hỗ trợ trực tiếp cho doanh nghiệp trong hoạt động quản lý. Cùng Cloudify tìm hiểu tổng quan về phần mềm SAP ERP cũng như những tính năng mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp qua bài viết đánh giá tổng quan dưới đây.
SAP ERP là gì?
SAP là công ty công nghệ phần mềm đa quốc gia có trụ sở chính đặt tại Đức. Công ty SAP (System Application Products Software) được biết đến là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm ERP, chuyên phát triển các giải pháp phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ với khách hàng. (theo Wikipedia)
SAP ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển bởi công ty cùng tên. Phần mềm SAP ERP cung cấp hàng loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng…
Phần mềm SAP ERP rất phổ biến trên toàn thế giới
SAP ERP là một công cụ mạnh mẽ được tích hợp nhiều chức năng khác nhau trên cùng một hệ thống, giúp quản lý toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp. SAP tạo ra một hệ thống tập trung cho phép mọi bộ phận trong doanh nghiệp truy cập và chia sẻ dữ liệu chung để tạo ra môi trường làm việc tốt hơn cho công ty.
Năm 2014, công ty SAP đã kết hợp với công ty IBM – một tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia khác của Mỹ – để tung ra các sản phẩm dựa trên nền tảng “điện toán đám mây”. Xu thế sử dụng “đám mây” để lưu trữ dữ liệu đã trở thành xu hướng mới cho các nhà cung cấp phần mềm ERP, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí cũng như có thể truy cập hệ thống từ xa với kết nối internet.
Những tính năng nổi bật của phần mềm SAP ERP
Như đã nói trên, phần mềm SAP ERP được tích hợp nhiều công cụ khác nhau giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Các công cụ phổ biến bên trong SAP ERP thường thấy như Kế toán tài chính, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý bảo trì bảo dưỡng thiết bị…
Các phân hệ cơ bản trong phần mềm SAP ERP
SAP ECC
SAP ECC là một trong những phân hệ cốt lõi của phần mềm SAP ERP. Doanh nghiệp có thể sử dụng phân hệ này để lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh và quản trị của các bộ phận.
Trong SAP ECC được chia làm 3 ứng dụng chính như: Kế toán (SAP Financials), Nguồn nhân lực (SAP Human Capital Management) và Logistics (SAP Operations và SAP Corporate Service). Để hiểu rõ hơn về từng ứng dụng chính, mời các bạn theo dõi phần bên dưới:
SAP Financials:
Kế toán tài chính / Financial Accounting
Kiểm soát tài chính / Controlling
Quản lý chuỗi cung ứng tài chính / Financial Supply Chain Management
Quản lý tài chính nội bộ / Treasury
Quản lý hệ thống dự án / Project System
Phân hệ Tài chính – Kế toán được xem là trái tim của tất cả phần mềm ERP
SAP Human Corporate Service
Quản trị nguồn nhân sự / Personnel Administration
Quản lý tuyển dụng / Recruitment
Lập kế hoạch và phát triển nhân sự / Personnel Planning and Development
Quản lý lương, chế độ nhân sự / Payroll
Quản lý thời gian làm việc / Time Management
Quản lý tổ chức / Organization Management
Logistics:
Thu mua / Purchasing
Lập kế hoạch sản xuất và quản lý / Production Planning and control
Bán hàng và phân phối / Sales and Distribution
Dịch vụ khách hàng / Customer Service
Quản lý kho / Warehouse Management
Quản lý chất lượng / Quality Management
Quản lý bất động sản / Real Estate Management
Bảo dưỡng thiết bị / Plant Maintenance
SAP Customer Relationship Management (CRM)
Phân hệ SAP CRM hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tất cả các giai đoạn mà nhân viên đã tiếp xúc với khách hàng:
Marketing
Bán hàng / Sales
Hỗ trợ / Services
Quản lý quan hệ khách hàng với SAP CRM
SAP CRM cũng có thể sử dụng để lên kế hoạch và kiểm soát tài nguyên doanh nghiệp. Các chức năng về báo cáo và phân tích cũng được nhà cung cấp phát triển mạnh và khá quan trọng, giúp nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan và sâu sắc về hành vi của khách hàng, từ đó triển khai các chương trình khuyến mãi dành cho họ.
SAP Supplier Relationship Management (SRM)
Mục đích chính của phân hệ SRM là tối ưu hóa các mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp hiện tại hoặc có thể là các nhà cung cấp tiềm năng. Nó sẽ lập kế hoạch và kiểm soát các mối quan hệ này bằng cách tích hợp chặt chẽ với quy trình mua hàng của doanh nghiệp.
Quản lý quan hệ nhà cung cấp với SAP SRM
Các tính năng bao gồm:
Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp / Contract and Supplier Management
Lựa chọn nhà cung cấp / Supplier Selection
Thông tin nhà cung cấp / Supplier qualification
Đơn đặt hàng / Purchase Order
Nguồn hàng / Source Determination
Tạo hóa đơn và thư báo ghi có / Creation of invoices and credit memos
SAP Supply Chain Management (SAP SCM)
SAP SCM được phát triển với đa dạng tính năng, bao gồm các chức năng cho toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến khách hàng. Các chức năng chính trong phân hệ này thường được biết đến như:
Quản lý kho hàng
Quản lý vận chuyển
Theo dõi quá trình hậu cần
Cộng tác với nhà cung cấp
Lập kế hoạch và tối ưu hóa chuỗi cung ứng
SAP Product Lifecycle Management (SAP PLM)
Phân hệ SAP PLM hỗ trợ quản lý vòng đời của sản phẩm. Vòng đời này bắt đầu từ khi sản phẩm được lên ý tưởng cho đến khi phác thảo, điều chỉnh sản xuất và đến khi đến tay khách hàng.
Quản lý vòng đời sản phẩm với SAP PLM
SAP PLM bao gồm tất cả các chức năng liên quan đến nhiệm vụ này như quản lý nhà máy, thiết bị và tài liệu sản phẩm. Đặc biệt, phân hệ SAP PLM thường xuyên được sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô.
Lợi ích mà SAP ERP mang đến cho doanh nghiệp
Với những tính năng được kể trên, chắc hẳn những lợi ích mà hệ thống· ERP mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn.
Phần mềm SAP ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Tối ưu chi phí quản lý
Phần mềm SAP ERP giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý và vận hành một cách đáng kể bằng cách đưa ra các thông tin chính xác theo thời gian thực.
Ngoài ra, SAP ERP cho phép các nhà sản xuất kiểm soát hoạt động sản xuất và tránh sự chậm trễ một cách chặt chẽ với lượng thông tin cần thiết. Điều này cho phép ban quản lý đưa ra những quyết định kịp thời để cải thiện hiệu suất thật hiệu quả.
Cải tiến quản lý dữ liệu doanh nghiệp
Các chỉ số về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và chính xác, giúp cho nhà quản trị có được một cái nhìn tổng quan và dễ dàng đưa ra kế hoạch, mục tiêu cho tương lai.
SAP ERP giúp tự động hóa các quy trình quản lý và báo cáo, cho phép toàn bộ nhân viên trong công ty truy cập và xem dữ liệu được chia sẻ mà không cần bất cứ tài liệu thủ công nào. Điều này cũng giúp cho việc tạo báo cáo được đồng bộ về các chỉ số quan trọng, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh chóng hơn.
Tránh trùng lặp và nâng cao tính minh bạch
Vì tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp đều được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất nên việc trùng lặp các dữ liệu, thông tin sẽ bị loại bỏ hoàn toàn. Ngoài ra, hệ thống này cũng sẽ tự động báo cáo thông tin, hồ sơ của hệ thống hiện tại, giúp cải thiện chất lượng dữ liệu và cho phép doanh nghiệp tạo ra những bức ảnh chính xác trong hầu hết các trường hợp.
Hệ thống SAP ERP cũng sẽ nâng cao tính minh bạch của doanh nghiệp bằng cách sàng lọc và giám sát mọi hoạt động từ hàng tồn kho, đơn đặt hàng hoặc lập hóa đơn và giao hàng. Điều này sẽ trực tiếp cung cấp một cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất của tất cả quá trình trong doanh nghiệp.
Mở rộng quy mô dễ dàng
Nếu doanh nghiệp bạn là một tổ chức mới thành lập nhưng có triển vọng và có mong muốn mở rộng quy mô về sau, việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ hay hệ thống bình thường sẽ không thể đáp ứng được điều này.
Ngay từ giai đoạn đầu phát triển, phần mềm SAP ERP được thiết kế để phù hợp với tất cả các tiêu chí cơ bản của thị trường. Ban đầu, doanh nghiệp có thể thực hiện một số tích hợp đơn giản và sau đó mở rộng quy mô theo các thông số kỹ thuật chính của ngành.
Bảo mật dữ liệu tốt
Hệ thống SAP ERP cải thiện chất lượng bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp một cách toàn diện. Phần mềm cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu tốt hơn với hệ thống bảo mật và tường lửa được tích hợp bên trong.
Ngoài ra, bạn cũng có thể phân quyền cho từng cấp bậc nhân viên để sử dụng một số chức năng tùy chỉnh riêng.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ về những gì bạn cần biết về phần mềm SAP ERP cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một nền tảng ERP để quản trị doanh nghiệp với chi phí vừa phải nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng thì hãy liên hệ ngay với Cloudify Việt Nam qua thông tin dưới đây để được tư vấn trực tiếp và nhận demo miễn phí:
Trụ sở chính: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Chi nhánh HCM: 69/1/3 Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ tự động hóa và số hóa các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng…
Với kinh nghiệm đã triển khai cho nhiều doanh nghiệp thành công, Cloudify đã tổng hợp được quy trình triển khai ERP với 8 bước cơ bản nhưng mang lại hiệu quả cao và 5 lưu ý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình triển khai.
ERP là gì? Đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP
Thuật ngữ “ERP” lần đầu được sử dụng bởi các nhà phân tích ngành thuộc công ty nghiên cứu Gartner vào năm 1990, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất. Khác với các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là một hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết một yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình một cách tối ưu và hiệu quả trên cùng một hệ thống duy nhất.
Nói cách khác, phần mềm ERP hỗ trợ công ty quản lý các hoạt động chủ chốt trong quá trình vận hành, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:
Enterprise: Doanh nghiệp – Sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
Resource: Tài nguyên – Những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày… Nhân viên và nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên).
Planning: Hoạch định – Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Hệ thống ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên bên trong doanh nghiệp một cách khôn ngoan. ERP có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại nguồn vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Những đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP:
Tích hợp đầy đủ các modul, chức năng chỉ trong một phần mềm.
Dữ liệu vận hành sát với thời gian thực, hầu như không có độ trễ.
Chỉ cần một giao diện nhất quán dùng cho toàn bộ các module bên trong.
Tất cả các ứng dụng được hỗ trợ từ một cơ sở dữ liệu chung.
Có thể mở rộng và phát triển theo từng loại hình doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.
ERP – Giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng
Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?
Triển khai ERP là quá trình kiểm tra thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, hợp lý hóa quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi, đào tạo người dùng… Nó không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là cả một quá trình hoặc vòng đời liên tục.
Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay đổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công. Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng:
Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn
Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra
Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP
Nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP
Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:
Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và giá cổ phiếu giảm 20%.
Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty không thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính vào năm 2004.
Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.
Vai trò của các bên tham gia triển khai ERP
Để thực hiện dự án thành công, doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP cần phải lập ra một phòng ban để thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển phần mềm, đưa ra các đề xuất với các mục tiêu cụ thể và quản lý quy trình thực hiện.
Đối với doanh nghiệp:
Nhân sự tham gia: Lãnh đạo cấp cao, nhân sự phụ trách trực tiếp, trưởng phòng ban.
Nhiệm vụ: Thiết lập mục tiêu cho dự án, điều động nguồn lực, ngân sách và theo dõi tiến độ triển khai ERP.
Yêu cầu: Những người tham gia triển khai ERP phải hiểu về các quy trình nghiệp vụ của từng phòng ban trong doanh nghiệp và có khả năng giải quyết vấn đề, đưa ra các giải pháp cần thiết trong quá trình triển khai.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có thêm một người thử nghiệm, phối hợp trực tiếp với đơn vị triển khai về việc kiểm tra trước khi áp dụng hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp.
Đối với đơn vị triển khai ERP:
Đơn vị triển khai ERP cần phải có 1 người giữ vai trò tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án, kết hợp với BA để cùng nhau đưa ra các giải pháp phù hợp khác nhau dành cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ: Đơn vị triển khai ERP sẽ lập kế hoạch triển khai cho phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng về hệ thống cũng như các chức năng cần thiết, giúp khách hàng hiểu rõ về hệ thống, đảm bảo các mục tiêu phía khách hàng đề ra đều được hoàn thành.
8 bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP
8 bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP thành công
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:
Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng đưa ra các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Triển khai ERP doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
1. Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? Bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?
2. Tính tùy biến của phần mềm
Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?
3. Chi phí triển khai phần mềm quản lý
Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng… Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới, bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá chi tiết nhất có thể.
4. Di chuyển dữ liệu
Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.
5. Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?
6. Hoạt động tập huấn, đào tạo
Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai phần mềm ERP.
6 cách giảm thiểu rủi ro trong khi triển khai ERP doanh nghiệp
Việc triển khai ERP nếu không được thực hiện đúng cách sẽ để lại những rủi ro và tốn kém ngân sách. Thông thường, những rủi ro này có thể được giảm thiểu nếu như doanh nghiệp có kế hoạch triển khai phù hợp. Và dưới đây là một số cách mà Cloudify đã giúp các doanh nghiệp khác triển khai thành công.
1. Hiểu mục tiêu chiến lược trong kinh doanh của tổ chức
Trong các buổi họp, thảo luận, hãy xác định mục tiêu doanh nghiệp, cần làm gì để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và đem lại giá trị cao cho khách hàng. Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp người quản lý hạn chế rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm ERP.
2. Đặt kỳ vọng thực tế khi triển khai ERP
Nguồn gốc căn bản khiến doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai phần mềm ERP là lên kế hoạch về thời gian thực hiện và ngân sách không thực tế. Nếu nhà quản trị có sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm quy mô công ty và đặc thù ngành thì có thể đưa ra những kỳ vọng thực tế. Dù có thể sẽ phải điều chỉnh mục tiêu khi triển khai nhưng bắt đầu với việc ước tính thực tế thì phần trăm rủi ro sẽ nhỏ hơn.
3. Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức
Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, phần lớn các doanh nghiệp thường gặp trở ngại từ phản ứng của nhân viên gây nên sự chậm trễ và giảm hiệu quả trong việc đưa phần mềm đi vào hoạt động.
Điều quan trọng là ban lãnh đạo phải có đủ khả năng truyền đạt mục đích của sự thay đổi phương thức quản lý mới và những lợi ích nhận được khi áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong quá trình triển khai, nếu nhân viên không chấp nhận sử dụng phần mềm thường xuyên hàng ngày thì hãy hoãn cho đến khi họ chấp nhận sự thay đổi.
4. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
Triển khai phần mềm ERP là một cơ hội để tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp khi có sự giúp sức của công nghệ.
Các quy trình được tối ưu sẽ giúp nhà cung cấp phần mềm ERP tập trung vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp chọn phần mềm mà không nghĩ đến tối ưu hóa quy trình thì có thể sẽ phải điều chỉnh phần mềm và kéo theo tốn kém chi phí.
5. Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu
Để giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm thì trước tiên dữ liệu cần chính xác. Hầu hết dữ liệu đều chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Nguyên nhân do dữ liệu thường trải rộng trên nhiều nguồn với những định dạng và cấu trúc khác nhau.
Nhà quản trị cần thiết lập một kế hoạch cho việc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ như sẽ cần xóa dữ liệu để tránh trùng lặp và các vấn đề liên quan đến chất lượng dữ liệu khác. Ngoài ra, cũng nên xác định các mục, đơn vị đo lường mới khi chuyển sang lưu trữ trên phần mềm.
Cloudify ERP – Nền tảng ERP quản trị toàn diện cho doanh nghiệp
Cloudify ERP là nền tảng quản lý toàn diện doanh nghiệp, tích hợp mọi chức năng cho từng phòng ban trên cùng một hệ thống, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (hay còn được biết đến với tên gọi Cloud ERP).
Nền tảng Cloudify ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động doanh nghiệp từ lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, đánh giá năng suất, báo giá, thu hồi công nợ, tính lương nhân viên… trên nền tảng web và mobile phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Xem chi tiết về nền tảng Cloudify ERP tại đây.
Cloudify ERP – Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện trên điện toán đám mây
Ưu điểm của nền tảng Cloudify ERP:
Quản trị đơn giản: Doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động của từng bộ phận chỉ với một cú click, truy cập online trên nền tảng web based, mobile web và mobile app.
Quy trình chuyên nghiệp: Số hóa và chuẩn hóa quy trình hoạt động giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng.
Đồng bộ dữ liệu: Quản lý dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống duy nhất.
Real-time: Theo dõi tất cả báo cáo quản trị nhanh chóng theo thời gian thực.
Sử dụng linh hoạt: Tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý doanh nghiệp, dễ dàng tùy biến, cải tiến.
Chi phí triển khai: Mô hình SaaS (Software as a Service) giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 90% khi triển khai Cloudify ERP.
Điểm khác biệt đến từ Cloudify ERP:
Giải pháp chuyên biệt theo ngành: Cloudify ERP được tối ưu để phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp/lĩnh vực khác nhau.
Bảo mật và làm chủ dữ liệu: Cloudify tuân thủ các chuẩn bảo mật như ISO 27001, SHA256, SSL để đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp an toàn tuyệt đối.
Mở rộng & tích hợp API: Hệ thống nâng cấp theo nhu cầu sử dụng, mở rộng API tích hợp với các nền tảng khác một cách dễ dàng.
Dịch vụ CSKH trọn đời: Cloudify cam kết đồng hành cùng với khách hàng trọn đời, kịp thời hỗ trợ & xử lý các vấn đề phát sinh từ khi triển khai cho đến vận hành hệ thống.
Hiện nay, Cloudify đã hợp tác & cung cấp giải pháp quản trị toàn diện Cloudify ERP đến hơn 2000 doanh nghiệp trên toàn lãnh thổ Việt Nam và gặt hái được nhiều thành công nhất định trên thị trường như:
Top 10 thương hiệu hàng đầu Việt Nam 2021
Top 10 thương hiệu Vàng chất lượng Quốc tế 2022
Giải thưởng “The Best Solution 2021”
Top 10 giải pháp số xuất sắc Make in Vietnam 2021
Để nhận tư vấn & demo triển khai ERP miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua thông tin bên dưới hoặc click vào đây:
VP Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
VP Hồ Chí Minh: 69/1/3 đường Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, TPHCM
Hotline: 1900 866 695
E-mail: lienhe@cloudify.vn
Lời kết
Phần mềm ERP giúp các nhà quản trị theo dõi & quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ được vai trò của các bên tham gia và nắm được các bước trong quy trình triển khai ERP để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp một tầm nhìn tổng quan theo thời gian thực với những dữ liệu được thu thập từ các phòng ban khác nhau, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp dễ dàng.
Cloudify tổng hợp 9 lợi ích chính mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng vào hoạt động quản lý, giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống này hơn.
Nói một cách đơn giản, ERP là công cụ được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh của mình như chuỗi cung ứng, tài chính – kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, hàng tồn kho, sản xuất…
ERP – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hiện tại, các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay khá đa dạng với quy mô từ nhỏ đến lớn. Nếu như trước đây hệ thống ERP chỉ thường được thấy trong doanh nghiệp quy mô lớn thì hiện nay các giải pháp ERP đám mây đã phát triển và cực kỳ phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Lợi ích hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp
Triển khai hệ thống ERP thường sẽ tiêu tốn rất nhiều tài nguyên doanh nghiệp, nhưng bù lại thì những lợi ích mà hệ thống này mang đến doanh nghiệp thật sự hiệu quả.
1. Nâng cao bảo mật dữ liệu doanh nghiệp
Bảo mật là một trong những lợi ích cực kỳ quan trọng mà hệ thống ERP mang lại. Thông tin dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được hợp nhất vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, tăng cường sự bảo mật so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ trên các hệ thống khác nhau.
Theo SpiceWorks nghiên cứu về cách thức ERP tăng cường bảo mật, các doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến tài chính do các lỗ hổng bảo mật gây ra. Do đó, để tăng cường bảo mật dữ liệu tổng thể của doanh nghiệp, hệ thống ERP là một sự lựa chọn không thể nào phù hợp hơn.
Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật tối đa với hệ thống ERP
2. Tăng hiệu quả làm việc
Một lợi ích chính của hệ thống ERP là tự động hóa, từ tạo hóa đơn cho đến việc tự động hóa tiếp thị, báo cáo,… nhờ vậy, thời gian làm việc của nhân viên được tối ưu đáng kể.
Khi chưa có hệ thống ERP, nhân viên thường phải mất rất nhiều thời gian để nhập dữ liệu và chuẩn bị cho báo cáo, lập kế hoạch. Khi áp dụng hệ thống ERP, thời gian này tạm thời được giải phóng đi phần nào, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính. Từ đó, mức độ hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ tăng cao nhưng vẫn đảm bảo các quy trình quan trọng không bị bỏ qua.
3. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh
Nhờ hệ thống ERP, quy trình vận hành và quản lý trong doanh nghiệp được tổ chức một cách thống nhất và chặt chẽ với nhau. Sự tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận được tiến hành kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và xã hội, đặc biệt trong các thời điểm dịch bệnh bùng phát như hiện nay.
Tối ưu quy trình quản lý bằng Cloudify ERP
4. Giảm chi phí vận hành
Thông qua việc tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, hệ thống ERP gián tiếp giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh từ khâu sản xuất cho đến tài chính.
Việc xây dựng hệ thống ERP đồng thời sẽ giúp tối ưu cơ sở hạ tầng CNTT trong doanh nghiệp của bạn. Khi sử dụng hệ thống ERP tập trung, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một khoản chi phí như phí bản quyền, phí hỗ trợ, cơ sở hạ tầng của các phần mềm khác nhau mà trước đó sử dụng.
Nếu bạn là một doanh nghiệp sản xuất, hệ thống ERP sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ dữ liệu với độ chính xác cao, giúp nhà quản trị chủ động trong việc quản lý, giám sát hàng tồn kho, ngăn chặn sự gián đoạn và chậm trễ khi hoạt động. Ngoài ra, với những dữ liệu được tổng hợp theo thời gian thực, nhà quản trị cũng sẽ dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
Điều hành nhà máy thông minh với hệ thống ERP
5. Dữ liệu tổng hợp chính xác
Với ERP, thông tin dữ liệu sẽ được thu thập từ tất cả phòng ban và được tập hợp thành một nguồn duy nhất. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu một cách nhất quán, duy nhất và chính xác hơn ngay cả khi bạn là doanh nghiệp nhỏ. Nhờ vậy, sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty sẽ trở nên gắn kết hơn.
6. Hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo dễ dàng
Một hệ thống ERP hoàn chỉnh là một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất. Dữ liệu được cập nhật chính xác theo thời gian thực, có thể tạo và chia sẻ mà không cần sự can thiệp của kỹ thuật viên IT.
Hệ thống ERP hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo chính xác
Nhân viên có thể tạo báo cáo, đặt ra các vấn đề và đưa ra giải pháp xử lý ngay lập tức. Cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty cũng được thiết kế sao cho việc đồng bộ dữ liệu dễ dàng.
7. Hệ thống linh hoạt
Với công nghệ lưu trữ đám mây hiện nay, ERP đám mây cho phép nhân viên có thể hoạt động từ xa một cách hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có thể được cấu hình để thích ứng với những thay đổi trong tương lai khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng.
Trong quá trình triển khai ERP, tính linh hoạt và tính khả dụng trên thiết bị di động là điều quan trọng đầu tiên mà nhà cung cấp nào cũng ưu tiên nhất. Hệ thống này phải có tính kết nối trong tương lai khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, cho phép thêm người dùng khi tăng trưởng.
8. Cải thiện dịch vụ khách hàng
Hệ thống ERP cho phép nhóm chăm sóc khách hàng (Customer Service) và nhóm bán hàng (Sales) dễ dàng tìm ra các thông tin liên quan về khách hàng đã được lưu trữ trước đó. Điều này sẽ trực tiếp hỗ trợ các đội nhóm làm việc một cách nhanh gọn hơn, giải quyết các mối quan tâm của khách hàng và dễ dàng theo dõi hành trình trải nghiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp.
9. Cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban
Các giải pháp ERP giúp các phòng ban trong công ty dễ dàng chia sẻ thông tin từ xa với nhau. Hơn nữa, nhà cung cấp cũng có thể theo dõi số dư trong kho và lên kế hoạch dự trù, hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng.
Lời kết
Hệ thống ERP là một hệ thống tập trung, tổng hợp các nguồn dữ liệu trong công ty lại với nhau và tạo nên một cái nhìn tổng quan nhất, từ đó nhà quản trị có thể dễ dàng đưa ra những quyết định kịp thời xử lý. Lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi, bởi doanh nghiệp nào khi tăng trưởng quy mô cũng đều phải sử dụng đến.
Hệ thống ERP là một khái niệm không còn xa lạ với những doanh nghiệp lớn trong thời kỳ chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Hiện nay, hệ thống ERP đã phát triển lên một nấc thang mới với những đặc điểm, chức năng riêng biệt. Tìm hiểu hệ thống ERP và vai trò của nó đối với doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
Thuật ngữ “ERP” lần đầu được sử dụng bởi các nhà phân tích ngành thuộc công ty nghiên cứu Gartner vào năm 1990, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất. Khác với các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là một hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết một yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Hệ thống ERP là một giải pháp tích hợp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình một cách tối ưu và hiệu quả trên cùng một hệ thống duy nhất.
Nói cách khác, hệ thống ERP hỗ trợ công ty quản lý các hoạt động chủ chốt trong quá trình vận hành, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:
Enterprise: Doanh nghiệp – Triển khai hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình hoạt động tốt nhất.
Resource: Tài nguyên – Những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày… Nhân viên và nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên.
Planning: Hoạch định – Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Hệ thống quản lý ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên bên trong doanh nghiệp một cách khôn ngoan. Triển khai ERP có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại nguồn vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
1. Nền tảng quản trị hợp nhất
Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong doanh nghiệp chính là hệ thống quản trị hợp nhất, có thể mở rộng và phát triển các chức năng khác nhau trong tương lai mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình có sẵn.
ERP là một hệ thống quản trị hợp nhất, từ việc sản xuất kinh doanh đến việc tối ưu hiệu quả công việc. Điều này giúp liên kết mọi thành viên trong doanh nghiệp với các phòng ban chức năng tạo thành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. Hệ thống quản lý tự động
Hệ thống ERP là một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho các nhà kinh doanh. Mọi thông tin, dữ liệu được lưu truyền một cách tự động giữa các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, đây không phải là một dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người.
3. Hệ thống quản lý có quy tắc rõ ràng
ERP là một hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Chính vì thế mỗi nhân viên sẽ có nhiệm vụ cụ thể làm việc theo quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được nhà quản lý lập ra theo định kỳ.
4. Hệ thống quản lý liên kế giữa các phòng ban
Hệ thống ERP giúp liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Với phần mềm này tất cả nhân viên phải cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại chứ không được hoạt động một cách riêng lẻ.
Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp
Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP được xem là hệ thống tối ưu nhất trong thời đại chuyển đổi số 4.0 hiện nay. Chắc hẳn không ít người đã từng nghe đến khái niệm, chức năng của hệ thống ERP. Tuy nhiên, vai trò của hệ thống này lại ít được nhắc đến hoặc không rõ ràng. Một hệ thống ERP thường sẽ có các vai trò sau:
Quản lý doanh nghiệp khoa học với hệ thống ERP
1. Liên kết toàn bộ doanh nghiệp
ERP là một hệ thống với các phân hệ hỗ trợ quản trị tổng thể dựa vào nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là ERP có thể quản lý toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống. Từ các phòng ban, chi nhánh, đến phân xưởng, nhà máy,… đều được thu thập nguồn dữ liệu và đưa lên cùng một hệ thống.
Một giải pháp ERP sẽ liên kết toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp, bao gồm cả thông tin sản phẩm, kho hàng, nhân viên, khách hàng, tỉ lệ sản phẩm hư hỏng,… Bên cạnh đó, nó cũng giúp liên kết con người trong doanh nghiệp bằng cách tương tác với nhau qua phần mềm.
2. Tối ưu sử dụng nguồn lực với hệ thống ERP
Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị chính là công đoạn vận dụng nguồn lực và biến chúng thành tài nguyên cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều phải có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho mục đích chung. Đồng thời, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định, xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty.
Hệ thống luôn cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó, nó sẽ hỗ trợ thiết lập các quy trình khai thác nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói cách khác, hệ thống ERP giúp tối ưu việc sử dụng, hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.
3. ERP hỗ trợ việc quản trị doanh nghiệp
Trên hết, ERP là giải pháp hỗ trợ tổng thể, đồng nghĩa với hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản lý doanh nghiệp của mình. Hệ thống ERP cần có giao diện trực quan, dễ sử dụng không chỉ để việc thao tác, làm việc của nhân viên được thuận tiện mà còn giúp nhà quản trị dễ theo dõi tình hình.
Trong thời đại 4.0 hiện nay, các giải pháp ERP cần hỗ trợ quản trị từ xa trên nhiều thiết bị. Nhà quản lý 4.0 ưu tiên sự di động, nhanh nhẹn, đa năng, thông minh. Chính vì vậy, hệ thống ERP, đặc biệt là ERP đám mây được coi là giải pháp phổ biến nhất hiện nay khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Việc ra quyết định, chỉ đạo từ xa cũng quan trọng không kém, đòi hỏi hệ thống ERP có các chức năng hỗ trợ tương tác như nghe, gọi, nhắn tin, gọi video,….
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?
Khác với các phần mềm đơn lẻ như CRM, HRM,… hệ thống ERP giống như bộ não của doanh nghiệp, tích hợp toàn bộ các ứng dụng vào cùng một hệ thống và sử dụng hệ cơ sở dữ liệu chung, cho phép sự đồng bộ dữ liệu trong doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ các bộ phận, phòng ban khác nhau, đưa dữ liệu vào máy chủ trung tâm hệ thống, đảm bảo các thông tin đều đầy đủ và chính xác theo thời gian thực. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi linh hoạt hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn đầy đủ về những gì đang diễn ra bên trong cũng như hiểu rõ các nguồn lực của doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào.
Ví dụ, khi một sản phẩm trong kho đã được bán hết, các module quản lý hàng tồn kho sẽ tự động ghi lại thông tin này và thông báo cho các bộ phận liên quan để có thể bổ sung hàng tồn kho. Bộ phận bán hàng cũng sẽ được thông báo để họ có thể kịp thời thông báo cho khách hàng khi khách hàng cần tư vấn.
Các phân hệ cơ bản trong hệ thống ERP
Tùy vào đặc thù của công ty mà yêu cầu về tính năng của hệ thống ERP sẽ khác nhau. Thông thường trên thị trường, hệ thống ERP thường bao gồm các thành phần với các tính năng sau:
Các phân hệ khác nhau được tích hợp trong hệ thống ERP
Tài chính – Kế toán
Phân hệ này được xem là trái tim của một hệ thống ERP, cho phép nhà quản trị nắm được tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai. Ngoài ra, các công việc liên quan đến xuất hoá đơn, quản lý tiền mặt, lập kế hoạch và phân tích tài chính sẽ được tự động hóa.
Quản lý sản xuất
Như bên trên chúng tôi đã đề cập, quản lý sản xuất là phiên bản được xem là tiền thân của ERP. Phân hệ này sẽ giúp nhà quản trị theo dõi được toàn bộ các hoạt động sản xuất, nắm bắt được thông tin số lượng sản phẩm đang hoàn thiện và đã hoàn thành. Từ đó, hệ thống sẽ tính toán thời gian trung bình, chi phí sản xuất, so sánh cung cầu để giúp nhà quản trị lập kế hoạch sản xuất.
Quản lý nhân sự
Phân hệ này bao gồm tất cả các tính năng của phần mềm HRM và các tính năng bổ sung khác. Phân hệ nhân sự giúp nhà quản lý tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự từ hoạch định nguồn lực nhân lực, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo,… giúp nắm bắt được tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận nhằm kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự.
Quản lý hàng tồn kho:
Phân hệ quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản trị kiểm soát số lượng tồn kho, đơn vị lưu kho riêng lẻ với một bức tranh tổng thể. Nhà quản trị dễ dàng quản lý triệt để chi phí hàng tồn kho, nắm được số lượng hàng đang tồn kho và hàng sắp đến.
Quản lý quan hệ khách hàng:
Phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, lịch sử giao tiếp giữa khách hàng với công ty, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp để cải thiện tình hình kinh doanh và cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Quản lý dự án
Mô-đun cho phép doanh nghiệp theo dõi dự án và quản lý nguồn lực tham gia. Nhà quản trị dễ dàng theo dõi các nguồn lực và chi phí, đồng thời lập kế hoạch năng lực và lợi nhuận đến từng chi tiết.
Ngoài ra còn một số phân hệ khác được tích hợp thêm nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Hệ thống ERP phù hợp với lĩnh vực nào?
1. Ngành nông nghiệp khai thác
Các hoạt động chính của ngành liên quan đến hoạt động sản xuất nguyên liệu thô, nông sản và các loại khoáng sản. Những nguyên liệu được lấy từ hoạt động chăn nuôi thủy sản, hải sản, động vật, khai thác gỗ, khai thác khoáng sản, trồng cây nông nghiệp, cây công nghiệp… Hệ thống ERP có thể thống kê rất nhiều loại nguyên vật liệu cùng lúc theo từng chỉ tiêu được yêu cầu. Đồng thời trong sản xuất, ERP còn hỗ trợ quản lý chất lượng thành phẩm.
2. Ngành dịch vụ tài chính
Dịch vụ tài chính bao gồm ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty tài chính,… Đây là ngành đang rất phát triển trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay. Các dịch vụ về tài chính, ngân hàng xuất hiện ngày càng nhiều. Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, khách hàng, chăm sóc và cải thiện mối quan hệ khách hàng, nhắc nhở lịch hẹn, lịch thông báo tư vấn,…
3. Ngành thông tin
Những công ty kinh doanh trong ngành thông tin sẽ bán lại những sản phẩm đã đăng ký quyền sở hữu trí tuệ hoặc nhượng lại có thời hạn để vừa đảm bảo sản phẩm không bị đạo nhái vừa thu được lợi nhuận. Các nhà cung cấp hệ thống ERP cũng thuộc ngành thông tin và chính các nhà cung cấp cũng có thể sử dụng hệ thống này để cải thiện và tăng tốc quy trình kinh doanh của mình.
4. Ngành kinh doanh dịch vụ
Đây là một trong những loại hình kinh doanh đang rất phát triển hiện nay. Ngành này không tạo ra hàng hóa hữu hình mà cung cấp cho khách hàng các dịch vụ, hàng hóa vô hình, thu lời từ trải nghiệm khách hàng. Ví dụ: khách sạn, nhà hàng, tour du lịch, tư vấn bất động sản, tư vấn kinh doanh, tư vấn pháp lý,… Hệ thống ERP luôn có chức năng thông báo theo thiết lập giúp nhân viên dễ dàng chăm sóc khách hàng, tư vấn khách hàng tiềm năng, gia tăng hình ảnh doanh nghiệp.
5. Bán lẻ và phân phối
Bán lẻ luôn là một kênh bán hàng hiệu quả cao, giúp các doanh nghiệp thu được rất nhiều lợi nhuận. Nhờ có bán lẻ mà hàng hóa, sản phẩm được đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng nhanh hơn. Chính vì vậy, hệ thống ERP là công cụ giúp các chủ cửa hàng tránh nhầm lẫn, tính toán nhanh chóng, chuẩn xác hơn.
6. Ngành sản xuất
Sản xuất là ngành chế biến các nguyên liệu thành sản phẩm sau đó bán để thu lợi nhuận. Những doanh nghiệp ngành sản xuất có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa tiêu dùng trên thị trường. Đặc biệt là những mặt hàng thiết yếu cho nhu cầu sử dụng hàng ngày của con người. Đối với ngành này, quy trình thường được vận hành ở độ chuyên môn hóa cao nhằm đáp ứng số lượng hàng hóa lớn. Chính vì vậy, hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu và tăng tốc quy trình ấy dựa vào sự tùy chỉnh mang tính chuyên sâu cao.
Lời kết
Hệ thống ERP đã và đang là công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tuyệt vời từ khi xuất hiện. Với hệ thống ERP, doanh nghiệp của bạn sẽ được tự động hóa quy trình kinh doanh, tối ưu được năng suất làm việc của nhân viên.
MES và ERP đều là những hệ thống thông tin được con người tạo ra nhằm phục vụ cho tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý sản xuất, giải quyết các vấn đề như hàng tồn kho, quy trình sản xuất…
Vậy đâu sẽ là giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất? Để trả lời được câu hỏi trên, ngoài việc dựa vào tình hình doanh nghiệp, nhà quản trị cũng cần nắm rõ đặc điểm, hạn chế, lợi ích của từng giải pháp.
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng với nhau nhằm theo dõi, hợp nhất hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp.
Chức năng chính của hệ thống ERP là tổng hợp và đồng bộ tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một nền tảng duy nhất để theo dõi, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp
Các phân hệ bên trong hệ thống ERP
Một hệ thống ERP sẽ bao quát tất cả hoạt động của doanh nghiệp bao gồm tài chính, xử lý đơn hàng, sản xuất, chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng…
Hệ thống ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa, tự động hóa các quy trình và nghiệp vụ kinh doanh; đồng thời, giảm thiểu tối đa các hoạt động thủ công, hạn chế sai sót dữ liệu giữa các phòng ban và giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh hiện tại của của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP hỗ trợ kết nối mọi hoạt động sản xuất tới các bộ phận liên quan của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu suất lao động và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng từ đó tăng trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống điều hành sản xuất MES
MES (Manufacturing Execution System) hay còn gọi là Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất, là hệ thống máy tính được sử dụng trong sản xuất nhằm theo dõi và ghi chép quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu (NVL) thành hàng hóa thành phẩm.
Các chức năng của hệ thống MES
Hệ thống MES còn cung cấp thông tin giúp nhà quản lý sản xuất hiểu được các điều kiện hiện tại trên sàn nhà máy, từ đó đưa ra các quyết định và kế hoạch được tối ưu hóa để cải thiện sản lượng sản xuất. MES hoạt động trong thời gian thực cho phép kiểm tra và giám sát nhiều yếu tố trong quy trình sản xuất như: NVL đầu vào, nhân sự phụ trách, máy móc, thiết bị và dịch vụ hỗ trợ.
Mục tiêu chính của MES là đảm bảo thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất và cải thiện năng suất lao động. MES là hệ thống tạo bản ghi được “xây dựng” để thu thập dữ liệu, quy trình và kết quả của quá trình sản xuất. Một hệ thống MES sẽ có những tính năng:
Quản lý định hình sản phẩm (công thức lắp ráp/chế biến, Quản lý NVL)
Lập kế hoạch thực hiện sản xuất
Quản lý tài nguyên sản xuất (máy móc, thiết bị, năng lực,…)
Điều phối nguồn lực và công cụ sản xuất (production/work order)
Báo cáo tiến độ sản xuất
Theo dõi lô hàng sản xuất
Kiểm soát chất lượng…
Như vậy, MES là hệ thống thúc đẩy sản xuất trong khi ERP là hệ thống quản lý tổng thể cho doanh nghiệp.
Khác biệt giữa hệ thống MES và ERP
Hệ thống MES và ERP đều có những điểm lợi ích và hạn chế riêng, tùy theo nhu cầu người sử dụng cũng như tình hình kinh doanh hiện tại mà doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Tuy nhiên, trước khi quyết định triển khai, nhà quản trị cần nắm được tính năng của cả hai hệ thống để có thêm cơ sở đưa ra quyết định.
Kim tự tháp tự động hóa nhà máy sản xuất, dựa trên mô hình chức năng ISA 95
Lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp
Hệ thống ERP là một nền tảng chiến lược giúp tổ chức cải thiện hoạt động và quản lý bằng cách tích hợp các quy trình kinh doanh và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp. ERP giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh, nguồn lực trực tiếp và kế hoạch cho tương lai của mình.
Hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
Kết nối các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, quản lý trên một nền tảng theo thời gian thực.
Giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót khi làm thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.
Cải thiện dịch vụ khách hàng
Phân quyền, phân cấp thông minh, giảm được tối đa các trường hợp tự ý sửa tài liệu, tăng mức độ bảo mật cho tài liệu
Cải thiện sự cộng tác nội bộ cũng như với các nhà cung cấp và khách hàng
Chuẩn hóa quy trình vận hành và tối ưu chi phí
Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp từ xa
Hỗ trợ nhà quản trị đưa ra những quyết định kịp thời với tình hình kinh doanh hiện tại
Lợi ích mà MES mang lại cho doanh nghiệp
Hệ thống MES tập trung chủ yếu vào mảng sản xuất, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, theo dõi dây chuyền sản xuất; hiển thị dữ liệu chính xác theo thời gian thực cùng với nhiều lợi ích:
Giảm thiểu sai sót trong sản xuất, giảm các chi phí không đáng có, tiết kiệm thời gian
Dễ dàng tìm được nguyên nhân nếu có sự cố
Giảm thời gian nhập liệu thủ công của các phòng ban trong sản xuất
Giảm chu kỳ thời gian sản xuất, tăng hiệu suất và tối ưu được nguồn vốn
Hỗ trợ sử dụng các thiết bị hiệu quả
Sắp xếp lịch trình sản xuất, nhập NVL hợp lý nhằm tăng hiệu quả sản xuất
Giảm số lần sản xuất hàng bị lỗi
Hệ thống MES tập trung hoàn toàn vào khía cạnh sản xuất của một doanh nghiệp nên các dữ liệu sẽ không được tích hợp đến các phòng ban khác như quản lý kho, kế toán tài chính hoặc quản lý quan hệ khách hàng.
Ví dụ, một hệ thống MES sẽ cho bạn biết khi một mặt hàng đã sẵn sàng để vận chuyển nhưng sẽ không tự động xử lý bất kỳ hóa đơn nào hoặc cập nhật hồ sơ khách hàng. Để liên kết các thông tin sản xuất với các hoạt động kinh doanh, bán hàng, mua hàng và chăm sóc khách hàng cũng như là tài chính kế toán, chúng ta cần ERP – 1 hệ thống Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
So sánh giữa hệ thống ERP và MES
Sự khác biệt cơ bản chính là hệ thống ERP kiểm soát toàn bộ quy trình và nguồn lực của toàn bộ doanh nghiệp trong khi các giải pháp MES kiểm soát từng hoạt động để tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Hệ thống ERP tích hợp quy trình hoạt động của các phòng ban trên một nền tảng duy nhất, cho phép đồng bộ và lưu chuyển dữ liệu giữa các phòng ban theo thời gian thực, từ đó nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin được cập nhật trực quan. Còn hệ thống MES là giải pháp kiểm soát chặt chẽ tiến độ và hoạt động sản xuất trong nhà máy theo thời gian thực.
Chính vì vậy, trong khi hệ thống ERP hỗ trợ quản lý chiến lược và nguồn lực để có thể đưa ra các đơn đặt hàng sản xuất đáp ứng đúng yêu cầu, thì MES hỗ trợ việc ra quyết định vận hành và thực hiện các quy trình sản xuất trong toàn nhà máy.
Trong khi hệ thống ERP có thể cung cấp một cái nhìn tổng thể về một doanh nghiệp, các giải pháp phần mềm MES có thể tích hợp với các thiết bị sản xuất như máy quét mã vạch hoặc cảm biến IoT, tạo điều kiện tự động hóa.
Tính năng
Chi tiết
MES
ERP
Kiểm soát hàng tồn khoQuản lý khoTuần tự hóaTruy xuất nguồn gốc nguyên liệu
Một hệ thống ERP có thể được sử dụng để quản lý kho nhưng thông tin về nhu cầu và khả năng theo dõi đầy đủ và chi tiết về thành phần/NVL sẽ không được cung cấp tại nhà máy.Ví dụ: hệ thống ERP có thể tuần tự hóa các tài liệu, nhưng chỉ cung cấp dữ liệu tổng hợp.
Kiểm soát tiền sản xuấtKitsKiểm tra B.O.M (Định mức nguyên vật liệu) trực tuyến/ngoại tuyếnQuản lý hàng loạt
Phần mềm ERP hỗ trợ các hoạt động theo nhóm cơ bản cho các đơn hàng sản xuất. Tuy nhiên, không có tính năng bổ sung nào được lên kế hoạch cho các hoạt động tiền sản xuất chính.Phần mềm MES cung cấp giao diện cho các máy và dây chuyền xử lý để tạo điều kiện xác minh các quy trình theo thời gian thực.
Kiểm soát sản xuấtLập kế hoạchLập trìnhTối ưu hóaĐiều kiện và thiết lập máyĐiều kiện sản xuất thủ công
Hệ thống MES cung cấp một phần mềm tập trung để lập trình đa môi trường CMS, điều khiển máy móc lên lịch sản xuất và tối ưu hóa kết quả đạt được trên dây chuyền sản xuất.Hệ thống ERP/MRP không cung cấp khả năng công việc theo trình tự đơn đặt hàng.
Kiểm soát quá trìnhLập kế hoạchPhả hệ sản phẩm
Hệ thống MES bao gồm các tính năng được thiết lập theo tuần tự quá trình sản xuất, cho phép điều khiển máy hoặc trạm quét thủ công và thu thập dữ liệu để kiểm tra các bước hoàn thành theo thứ tự.
Quản lý chất lượng– Báo cáo chất lượng và lỗi– Sửa chữa và hỗ trợ
MES cho phép tích hợp vào máy (dán, kiểm tra, AOI, lò nướng,…) và tự động thu thập dữ liệu, chất lượng và lỗi. MES còn tiếp nhận và xử lý các vòng lặp cho cả sửa chữa bên trong và trả lại sản phẩm.
Ý nghĩa của hệ thống MES là sự hỗ trợ cho ERP. Hệ thống ERP trả lời cho câu hỏi tại sao doanh nghiệp sản xuất cần làm điều này, còn MES sẽ đưa ra cách làm mọi thứ của quy trình sản xuất. Đây là một sự cộng sinh thiết yếu. Tuy nhiên để lựa chọn đâu là giải phải phù hợp cho doanh nghiệp, thì bạn cần phải xác định những yếu tố và quy trình cần thiết mà ERP hoặc MES sẽ đáp ứng được.
Doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng hệ thống ERP hay MES?
ERP hay MES cũng đều có những ưu, nhược điểm nhất định tùy vào nhu cầu và những vấn đề cần giải quyết của doanh nghiệp. Có những doanh nghiệp cần áp dụng đồng thời cả hai hệ thống nhưng có những doanh nghiệp chỉ cần một trong hai. Do vậy, trước khi ra quyết định, nhà quản trị cần tìm hiểu kỹ nhu cầu doanh nghiệp, bài toán gặp phải và hệ thống nào có thể giải quyết.
Doanh nghiệp sản xuất nên chọn hệ thống MES hay ERP
Nên sử dụng hê thống ERP trong trường hợp nào?
Hệ thống ERP dường như phổ biến hơn bởi tính kiểm soát tổng thể cho cả doanh nghiệp, không chỉ thích hợp cho cả công ty kinh doanh mà còn cả cửa hàng, quán ăn,…
Nên áp dụng hệ thống ERP khi:
Doanh nghiệp có một vài chi nhánh, phân xưởng có chung quy trình sản xuất
Doanh nghiệp cần quản lý đồng bộ nhiều phòng ban và các mảng khác ngoài sản xuất
Nhà quản trị có nhu cầu phân tích, đánh giá khái quát toàn bộ tình hình doanh nghiệp hoặc đang gặp vấn đề trong việc quản lý tổng thể
Doanh nghiệp đang gặp nhiều vấn đề trong quy trình vận hành nội bộ
Nên sử dụng hệ thống MES trong trường hợp nào?
Không có một quy chuẩn hay nguyên tắc gì trong việc quyết định xem doanh nghiệp có cần tới hệ thống MES hay không. Vì vậy, hệ thống MES là quyết định đúng đắn cho những doanh nghiệp có nhu cầu:
Tập trung vào gia công, sản xuất hàng loạt, liên tục
Doanh nghiệp cần kiểm tra sản phẩm khắt khe từ khâu nguyên vật liệu đầu vào
Mỗi nhà máy, phân xưởng của công ty đều có quy trình khác nhau
Doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi, kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị dụng cụ chặt chẽ
Lời kết
Những so sánh giữa hệ thống MES và ERP trong bài viết này hy vọng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra được lựa chọn thích hợp nhất cho mình. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu thông tin về hệ thống ERP, hãy liên hệ với chuyên gia của Cloudify qua hotline 1900 866 695 hoặc đăng ký trải nghiệm phần mềm tại đây.
Theo Netsuite, 95% doanh nghiệp thừa nhận việc áp dụng hệ thống ERP đã cải thiện quy trình hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa từng có kinh nghiệm triển khai ERP, việc xây dựng một hệ thống tối ưu ngay từ đầu là một điều không hề dễ dàng.
Với những kinh nghiệm triển khai thành công cho các dự án trước đây, Cloudify đã đúc kết được 9 yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần phải áp dụng ngay để xây dựng hệ thống ERP hiệu quả.
Hệ thống ERP sẽ làm thay đổi cách thức trao đổi cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận. Việc triển khai thuận lợi và đưa dự án ERP vào vận hành hiệu quả luôn là thách thức cho hầu hết các doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công.
Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp
Để quá trình triển khai ERP đạt được thành công, nhà quản lý cần phải hiểu rõ những vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp cũng như cụ thể từng nhu cầu thay đổi. Nhờ vậy, phía nhà cung cấp ERP mới có thể tư vấn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp về quy trình quản lý tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng.
Sau đó, nhà quản lý cần đưa ra những yêu cầu chỉnh sửa và thay đổi một cách cụ thể cho phía đơn vị cung cấp ERP. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu yêu cầu đơn vị cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều phương án để chọn lựa.
Ví dụ, ở thời điểm hiện tại doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nào là thích hợp nhất. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng hệ thống quản lý kho tích hợp sản xuất hay phải dùng phần mềm tổng thể để quản lý toàn bộ nguồn lực.
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu
Doanh nghiệp cần phải “tỉnh táo” trong việc lựa chọn giải pháp ERP ERP phù hợp cho nhu cầu của mình. Đối với doanh nghiệp SMEs với quy mô và ngân sách còn hạn chế thì nên lựa chọn nền tảng Cloud ERP. Điều này không những giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn đang gặp phải mà còn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian triển khai.
Các giải pháp ERP phổ biến trên thị trường hiện nay
Còn với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã có sẵn ngân sách vững mạnh với nguồn dữ liệu, thông tin khổng lồ, lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp chính là ERP Customize, không những giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống phù hợp hoàn hảo với hoạt động kinh doanh mà còn bảo mật thông tin tuyệt đối.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý lựa chọn hình thức triển khai dự án theo từng giai đoạn hoặc song song để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại của mình.
Khi lựa chọn triển khai theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần chia nhỏ quá trình chuyển đổi theo từng module riêng lẻ được liên kết với các bộ phận liên quan. Tuy cách tiếp cận này sẽ làm mất nhiều thời gian triển khai nhưng lại hỗ trợ việc kiểm tra từng phần của hệ thống dễ dàng và linh hoạt hơn.
Trong lúc triển khai song song, doanh nghiệp phải chạy cả hệ thống cũ và mới cùng lúc để đảm bảo khi dừng hệ thống cũ là lúc hệ thống mới hoạt động ổn định. Cách tiếp cận này làm giảm nguy cơ mất dữ liệu, nhưng tốn kém hơn vì cần nhiều tài nguyên hơn để chạy và vận hành cả hai hệ thống.
Lựa chọn đơn vị triển khai ERP phù hợp
Năng lực của nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Một đơn vị triển khai ERP phù hợp sẽ thực sự hiểu rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó đưa ra những giải pháp có thể đáp ứng tốt các nhu cầu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Cloudify Việt Nam – Đơn vị cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ
Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy trình làm việc, đặc thù kinh doanh, hệ thống quản lý… khác nhau. Thậm chí ở mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp cũng sẽ có những quy trình làm việc khác biệt so với trước đó.
Do đó, hãy tìm một đơn vị có thể đưa ra nhiều giải pháp và phương án mới để cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy thì doanh nghiệp của bạn mới có thể tìm ra những phương án triển khai phù hợp nhất cho sự phát triển trong tương lai.
Kiểm soát ngân sách cho dự án
Hệ thống ERP là giải pháp tích hợp các công cụ vận hành khác nhau, giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện nguồn lực. Vì vậy, việc triển khai ERP sẽ gặp nhiều khó khăn hơn so với việc triển khai các phần mềm đơn lẻ khác.
Một hệ thống ERP có nhiệm vụ vừa phục vụ cho các tác nghiệp chi tiết của từng nhân sự, vừa giải quyết tương tác của tất cả phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đã trực tiếp đẩy chi phí triển khai ERP lên cao để hệ thống có thể hoàn thành tốt các yêu cầu của doanh nghiệp đã đề ra trước.
Để hoàn thiện một dự án ERP hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều chi phí khác nhau như phí bản quyền sử dụng, phí tư vấn và chỉnh sửa hệ thống, phí đào tạo nhân viên sử dụng,… Hằng năm, chi phí sử dụng cũng sẽ phát sinh thêm cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách triển khai ERP thật hiệu quả và tính toán những chi phí phát sinh sao cho hợp lý nhất, tránh việc tạm dừng do thiếu hụt kinh phí.
Chuẩn hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên đánh giá độ chính xác của dữ liệu ngay từ ban đầu. Đây là một trong những bước quan trọng để việc triển khai ERP diễn ra thành công.. Dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình triển khai ERP từ việc kiểm tra đến đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống. Chính vì thế, dữ liệu cần phải được cập nhật đầy đủ và chính xác ngay từ ban đầu.
Quy trình quản lý bằng Cloudfiy ERP
Trước khi di chuyển dữ liệu vào hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và đối soát kỹ càng nhằm đảm bảo dữ liệu đang ở trạng thái đồng nhất và chính xác ở tất cả bộ phận. Điều này sẽ giúp việc triển trai diễn ra thuận lợi và tránh sai sót khi bước vào giai đoạn thử nghiệm.
Lập kế hoạch triển khai ERP cụ thể
Dựa vào bảng kế hoạch ta sẽ thấy được tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, từ đó thực hiện các hạng mục công việc sẽ linh hoạt hơn, dễ dàng kiểm soát các vấn đề phát sinh khi triển khai. Để một kế hoạch triển khai được cụ thể và bám sát thực tế, cần phải cần phải có sự thống nhất của cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp thực hiện
Bảng kế hoạch cụ thể cần thể hiện rõ mục tiêu, ngân sách và khoản chi phí dự phòng cho những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Việc đặt mốc thời gian chính xác cho từng giai đoạn triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tránh những phát sinh về chi phí, công việc và những yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần nhân sự tham gia dự án.
Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Lựa chọn thời gian triển khai là việc vô cùng quan trọng, thế nhưng nhiều doanh nghiệp lại thường bỏ qua yếu tố này. Do thời gian triển khai hệ thống ERP khá lâu, thường sẽ mất khoảng 6 tháng đến 3 năm để một hệ thống hoàn thành. Vì vậy, một số hoạt động bên trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và có thay đổi đáng kể.
Doanh nghiệp cần tránh sắp xếp triển khai vào những thời điểm nhu cầu sử dụng sản phẩm của khách hàng đang tăng cao khiến doanh nghiệp không thể toàn tâm toàn sức triển khai ERP.
Lựa chọn nhân sự nội bộ tham gia dự án triển khai ERP
Để quá trình triển khai được thuận lợi, doanh nghiệp cần thành lập nhóm nhân sự chủ chốt tham gia dự án, họ phải là người am hiểu nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh và có mối quan hệ tốt với các nhân sự trong công ty.
Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu, KPI và đảm bảo dự án sẽ diễn ra đúng thời gian và ngân sách. Đây cũng là đội ngũ trung lập chịu trách nhiệm dung hòa và đưa ra hướng giải quyết cuối cùng khi có mâu thuẫn giữa nội bộ doanh nghiệp và đơn vị cung cấp.
Bám sát quy trình triển khai ERP
Quy trình triển khai ERP đã được các nhà cung cấp xây dựng và đúc kết dựa trên kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp khác. Do đó, doanh nghiệp không nên thay đổi quy trình triển khai của đơn vị cung cấp nhằm đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả, hạn chế phát sinh rủi ro trong quá trình triển khai
Doanh nghiệp cũng đừng vì mong muốn đẩy nhanh tiến trình triển khai mà nóng vội rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề đang gặp phải cũng như tìm ra được giải pháp phù hợp nhất. Doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự càng nhiều thì quá trình lựa chọn càng phải cẩn thận.
Cách đo lường hiệu quả khi triển khai hệ thống ERP
Đo lường hiệu quả là chìa khóa để biết dự án triển khai ERP của doanh nghiệp đang đạt được kết quả như thế nào. Để có thể đảm bảo rằng dự án của mình luôn đi đúng hướng và mang lại những lợi ích mong đợi, thì trong quá trình triển khai doanh nghiệp luôn phải đo lường và so sánh một số chỉ tiêu đã đạt được so với trước đó.
Đo lường hiệu quả khi triển khai ERP như thế nào?
Quan sát hiệu quả thực tế
Dấu hiệu thành công đầu tiên là đưa hệ thống ERP vào hoạt động mà không làm công ty phải đóng cửa hoặc suy giảm doanh thu. Doanh nghiệp cần phải quan sát, đánh giá và xem xét liệu dự án có đi đúng tiến độ, đúng mục tiêu của kế hoạch hay không, từ đó chuẩn bị những bước tiếp theo trong lộ trình triển khai.
Thực tế khi triển khai hệ thống ERP, hầu hết mọi doanh nghiệp sẽ gặp những trục trặc và khó khăn nhất định. Phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện, chi phí và thời gian triển khai kéo dài khiến cho mục tiêu đề ra từ ban đầu không hoàn thành.
Nếu sai lệch giữa thực tế so với kế hoạch ban đầu quá nhiều, doanh nghiệp cần phải ngay lập tức đề xuất phương án để khắc phục ngay, tránh tình trạng triển khai kéo dài mà không mang lại hiệu quả.
Đo lường các kết quả
Cách bạn có thể đo lường xem hệ thống ERP doanh nghiệp đã triển khai có hiệu quả hay không là dựa vào số liệu báo cáo thu được sau đó. Có rất nhiều dữ liệu bạn cần tính toán để xem hệ thống ERP có đang mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong đó, 2 chỉ số là TCO và ROI có thể giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh nhất.
Sau khi áp dụng ERP, bạn có thể đo lường cả hai chỉ số để xem có sự thay đổi so với trước khi áp dụng phần mềm ERP hay không? Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như sự thay đổi của điều kiện thị trường để có đánh giá chính xác nhất.
Xem xét tổng thể hoạt động
Ngoài các số liệu có thể đo lường được, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố vô hình khác. Rất có thể những yếu tố vô hình này sẽ là liên đới giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn, việc triển khai ERP có thể cải thiện tối đa quan hệ với khách hàng, điều này sẽ thể hiện qua:
Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
Giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên
Tối ưu chi phí sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Cung cấp dữ liệu nhanh chóng và chính xác
Thời gian giải quyết các nghiệp vụ và sự cố phát sinh nhanh hơn
Dòng tiền được quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn
Lòng trung thành thương hiệu của khách hàng được nâng cao
Theo dõi tổng thể hoạt động vận hành của doanh nghiệp
Các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả khả quan hơn từ việc áp dụng ERP, tuy nhiên điều này lại khó có thể đo lường bằng số liệu. Ví dụ, quan hệ khách hàng được cải thiện có thể là kết quả của việc nhân viên ít mắc lỗi hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn do khả năng tiếp cận thông tin liên quan tốt hơn hoặc một số yếu tố khác.
Vì vậy, có một số dữ liệu sẽ đo lường được từ kết quả sau khi triển khai ERP, cũng có một số khía cạnh không dễ dàng để xác định. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá toàn bộ hoạt động của mình.
Đánh giá thông qua các chỉ số nội bộ
Một số chỉ số đánh giá sự thành công của ERP đều rất dễ nhìn thấy trong công ty tuy nhiên không thể định lượng được. Do hệ thống ERP đã trở thành một phần trong công việc hằng ngày. Nhân viên thấy hệ thống dễ làm việc hơn hoặc ít gặp rắc rối hơn khi sử dụng so với hệ thống cũ. Quy trình làm việc, vận hành ít bị phân mảnh hơn. Các nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian để đưa ra được kế hoạch phát triển tốt hơn. Điều này cũng nên được xem như một thước đo của việc triển khai hệ thống ERP thành công.
Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi triển khai ERP
Việc ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản trị và quản lý của doanh nghiệp là giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp củng cố nội lực, nâng cao khả năng phục vụ trong việc đáp ứng nhu cầ khách hàng môi trường cạnh tranh đầy khốc liệt hiện nay.
Tuy nhiên, triển khai ERP là một quá trình không dễ dàng và khó tránh khỏi những sai lầm, dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm dưới đây trong quá trình triển khai dự án.
Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm trong quá trình triển khai ERP
Không lập kế hoạch triển khai ERP chi tiết
Hầu hết các doanh nghiệp không thể thực hiện hoặc thực hiện sơ sài vì không có kế hoạch triển khai dự án ERP chi tiết. Kế hoạch triển khai rõ ràng chính là khung xương của toàn bộ dự án, giúp việc triển khai ERP diễn ra thành công và nhanh chóng.
Người lập kế hoạch phải được trang bị đầy đủ kiến thức về mục đích triển khai, định hướng chiến lược và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Đây sẽ là người “đầu tàu”, dẫn dắt toàn bộ nhân sự phối hợp và hợp tác làm việc với nhau để đạt mục tiêu cốt lõi trong từng giai đoạn thực tế.
Khi chuẩn bị triển khai ERP, doanh nghiệp nên lập kế hoạch dựa vào mục tiêu, chiến lược và chia chúng thành từng nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng thực hiện và kiểm soát. Trước khi lập kế hoạch, nhà quản trị cần thực hiện khảo sát lại từng nhân sự và phòng ban liên quan để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu thay đổi nào. Việc lập ra phương án dự phòng để phòng ngừa các vấn đề tiềm ẩn cũng rất cần thiết.
Không có phương pháp triển khai hiệu quả
Phương pháp triển khai sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi lựa chọn hệ thống và phối hợp thực hiện với các bên liên quan trong quá trình triển khai mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị tư vấn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa có phương pháp cụ thể để triển khai dự án ERP hiệu quả.
Có một số phương pháp triển khai hiệu quả đang được doanh nghiệp ứng dụng như: triển khai tổng lực – Big Bang, triển khai cuốn chiếu – Phased Roll-out, triển khai song hành – Parallel và phối hợp linh hoạt – Hybrid,… mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.
Vì thế, trước khi nhận được bản phương án của đơn vị tư vấn, doanh nghiệp nên có sự tìm hiểu trước, dựa vào tính chất của từng phương pháp để ra quyết định phù hợp.
Không lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp
Hiện nay có rất nhiều loại hình ERP được nghiên cứu và phát triển sao cho phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp lựa chọn giải pháp không phù hợp, chẳng những làm tốn một khoản chi phí lớn khi triển khai dự án mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phân hệ cơ bản trong hệ thống ERP
Doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu sử dụng cũng như những vấn đề đang gặp phải để lựa chọn một giải pháp ERP thực sự phù hợp. Đồng thời, bạn nên thành lập một nhóm dự án để xác định những yếu tố cần thiết khi triển khai hệ thống và tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm.
Kỳ vọng không thực tế
Ngoài suy nghĩ rằng việc triển khai ERP rất đơn giản và tốn ít chi phí, doanh nghiệp SMEs thường có những kỳ vọng không thực tế trong lĩnh vực của họ. Chẳng hạn như, họ thường nghĩ rằng họ sẽ không cần quá nhiều nguồn lực để triển khai thành công dự án ERP, hoặc họ sẽ không cần phải tốn thời gian để tái cấu trúc lại các quy trình kinh doanh.
Những suy nghĩ này hoàn toàn khác xa sự thật, vì vậy bất kỳ doanh nghiệp ở quy mô nào cũng phải đảm bảo rằng những kỳ vọng liên quan đến thời gian thực hiện, ngân sách, nguồn lực và các hoạt động quan trọng trong quá trình triển khai đều tiệm cận so với thực tế.
Thiếu quy trình quản lý thay đổi
Quy trình quản lý thay đổi là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Doanh nghiệp quản lý thay đổi hiệu quả phần lớn được xác định qua kỹ năng quản trị của ban lãnh đạo và nhà quản lý.
Quá trình triển khai dự án ERP chỉ thành công khi doanh nghiệp quản lý sự thay đổi hiệu quả của 3 yếu tố chính gồm: con người, quy trình và công nghệ. Các doanh nghiệp thường nhìn vào trình độ công nghệ kỹ thuật để tích hợp vào quy trình vận hành trong khi hệ thống ERP lại đòi hỏi những phân tích sâu hơn. Ở đây, yếu tố con người đòi hỏi phải có chiến lược hoạch định sâu hơn những yếu tố khác.
Doanh nghiệp không định hướng thay đổi cho nhân viên, không có những buổi đào tạo đầy đủ về hệ thống mới là yếu tố quan trọng khiến việc triển khai thất bại. Để tránh xảy ra tình trạng trên, hãy đảm bảo rằng nhân sự của bạn có cơ hội sử dụng hệ thống mới trước khi đưa vào hoạt động. Giao tiếp với nhân viên và cung cấp những buổi đào tạo đầy đủ sẽ cải thiện đáng kể quy trình thực hiện cho doanh nghiệp.
Lời kết
Để áp dụng và triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp và hệ thống phù hợp, chuẩn bị khoản ngân sách cần thiết và có kế hoạch triển khai rõ ràng. Những điều này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai dự án ERP được thuận lợi và thành công.
Cloudify Việt Nam 
You must be logged in to post a comment.